Jak rozliczyć przejazdy służbowe? Oto praktyczny przewodnik
Jazda służbowa to nie tylko komfortowe przemieszczanie się, ale dla niektórych pracowników, również okazja do podreperowania swojego portfela. Jak zatem prawidłowo rozliczyć koszty przejazdów służbowych i czego trzeba się pilnować? Oto kilka praktycznych wskazówek:
Od czego zacząć?
Przede wszystkim, warto wiedzieć, że swoje koszty związane z jazdą służbową możemy rozliczać na dwa sposoby. Pierwszy, to metoda ryczałtowa. Polega ona na tym, że firma zwraca nam stałą kwotę (zwykle ustalaną w drodze indywidualnej umowy) za każdy dzień przejazdu. Niestety, taki sposób rozliczania nierzadko bywa niekorzystny dla pracownika, który dojeżdża do pracy własnym samochodem. Zdarza się, że ryczałt w ogóle nie pokrywa rzeczywistych kosztów podróży. Dlatego coraz więcej pracowników korzysta z drugiego sposobu – czyli rozliczania faktycznych kosztów przejazdu.
Czego nie zapomnieć?
Pamiętajmy, że na faktyczne koszty przejazdu można składać jedynie te wydatki, które zostały poniesione przy okazji podróży służbowej. Innymi słowy, nie można się liczyć na zwrócenie kosztów np. paliwa, którym dojeżdżamy codziennie do pracy. Jednym ze sposobów na rozliczanie kosztów związanych z jazdą służbową jest prowadzenie tzw. „dziennika przebiegu pojazdu”. W takim dzienniku notujemy faktyczną trasę przejazdu, jego cel oraz wszelkiego rodzaju koszty związane z samochodem. Przydatne będą również paragony, faktury czy kopie rachunków, na których widnieją koszty paliwa, naprawy, ubezpieczenia czy biletów na transport publiczny.
Rozliczenia krok po kroku
Kiedy już mamy posegregowane wszystkie paragony i dokumenty, czas na ich rozliczenie. Zazwyczaj, firma zleca nam wykonanie przejazdu w rejon, w którym wykonujemy swoje obowiązki służbowe. Dlatego też, koszt dowozu na miejsce pracy czy z niego powrotem nie będzie uznany za koszt firmy. Warto natomiast pamiętać, że w przypadku jazdy własnym samochodem, można rozliczać 50% kosztów paliwa oraz całość kosztów eksploatacyjnych samochodu, takich jak ubezpieczenie, przegląd, naprawy, czy wynajem garażu. Podobnie wygląda sytuacja z dodatkowymi kosztami poniesionymi przy okazji podróży, takimi jak: noclegi, posiłki, czy bilet na samolot. W przypadku korzystania z transportu publicznego można zwrócić koszt biletu w 100%.
Podsumowując, rozliczenie kosztów związanych z jazdą służbową to proces, który wymaga nieco samodyscypliny oraz sumienności. Wymaga to przede wszystkim systematycznego prowadzenia dziennika przebiegu pojazdu, zbierania dokumentów i paragonów, a następnie sumienne rozliczenie ich. Pamiętajmy, że to, co zostanie zwrócone nam przez firmę, powinno być adekwatne do rzeczywistych kosztów poniesionych przez nas przy okazji jazdy służbowej.
